Niet alleen een nieuw ECD, maar een nieuwe manier van werken: de veranderreis van Zorg in Oktober

Interview met Bart van Gijsel, Manager ICT en informatisering bij Zorg in Oktober over de implementatie van hun nieuwe ECD PUUR.  

Een nieuw ECD implementeren is één ding. Maar bij Zorg in Oktober ging het om veel meer: een organisatiebrede verandering in werkprocessen, verantwoordelijkheden en manier van denken. Vanuit een duidelijke visie kozen zij ervoor om niet alleen een systeem te vernieuwen, maar vooral hun manier van werken te vereenvoudigen en te versterken. Manager ICT en informatisering Bart van Gijsel blikt terug op een intensief traject waarin techniek, zorg en verandermanagement hand in hand gingen. En waarin WindTerug volgens hem een katalysator vormde bij het in gang zetten en begeleiden van deze verandering. Begin november gingen ze live met het ECD PUUR.

Allereerst: waar zijn jullie begonnen en waarom?
We hebben eerst een zorgvuldig traject doorlopen om te kijken wie ons het beste kon begeleiden bij zowel de selectie als de implementatie van ons nieuwe ECD. Hier hebben we de tijd voor genomen en veel mensen bij betrokken. Dit kwam in een stroomversnelling toen onze leverancier besloot te stoppen. Dit heeft ons er niet van weerhouden om niet alleen een systeem te implementeren, maar ook een verandering die bijdraagt aan waar we naartoe willen bij Zorg in Oktober.

Waarom werd er bewust voor WindTerug gekozen?
“Het was een intensief traject om te bepalen wie ons zou ondersteunen. WindTerug viel op. Jullie stelden kritische vragen, focusten op vernieuwing en vooral op de proceskant. Vooral jullie constatering dat er al zoveel bij ons in de koelkast staat. Jullie zeiden: ga terug naar het primair proces, daar zit de kracht naar meer eenvoud. Laat dat voor je werken.”

De keuze bleek unaniem. “Geen traditionele aanpak vanuit een plan of programma van eisen, maar vanuit visie. Het nieuwe ECD zagen we als een kans om van de traditionele paden af te wijken. Jullie draaien het om: wat is onze bedoeling? En daarin kritisch kijken naar je eigen organisatie en jezelf. Dat paste heel goed bij ons DNA. Het is ook de mentaliteit: nuchter, direct, fijne cultuur. Doe maar gewoon en stroop je mouwen op. Dat past bij ons.”

Wat is je rol als manager ICT in zo’n groot project?
“Als manager ICT moet je zorgen dat het nergens overloopt. Juist omdat het project in zo’n kort tijdsbestek is gedaan, moet je dat blijven beseffen. Dat relativeert de druk. Want druk is het zeker voor alle betrokkenen! Daarin moet je hen bovenal faciliteren. Je kunt dan beter zien: dit is een megaklus. Natuurlijk kun je niet alles tot in perfectie doen, maar het gaat om het grotere plaatje. En dat het goed is gegaan moeten we dan ook echt als een feestje vieren.”

Volgens Bart vraagt dat om afstand houden in plaats van micromanagen. “Je moet zorgen dat je team in de kracht komt, en zelf die helikopterview houden. Als je er te diep in duikt, kun je in de stuurgroep je rol niet meer pakken. Dan keur je je eigen vlees.”

Verliep alles van een leien dakje?
“Bij verandering komt ook weerstand kijken en dat hebben we zeker ervaren. Dit aanpakken begint bij het achterhalen van de oorzaak. Komt het bijvoorbeeld door ervaringen met eerdere mislukte veranderingen, het gevoel van verlies van autonomie of het vasthouden aan bestaande denkpatronen? Het hielp om mensen te betrekken en de verandering te vertalen naar concrete resultaten: wat levert het op voor een medewerker en wat wordt er verwacht?”

“Om PUUR goed te laten landen hebben we samen met Educared een leertraject ontwikkeld. Hun expertise in leren en ontwikkelen binnen de zorg, gecombineerd met de veranderkundige blik van WindTerug, hielp ons om de implementatie breder te trekken dan alleen het systeem. Omdat dit traject gaandeweg is ontwikkeld, kostte het tijd in een toch al korte implementatieperiode. Met de kennis van nu zou ik andere organisaties adviseren om het opleidingsprogramma zo vroeg mogelijk onderdeel te maken van het implementatietraject.”

Hoe verliep de samenwerking met de zorg?
“We hebben de zorg heel breed betrokken in de keuze en dat is in de implementatie in alle groepen doorgezet. Mensen waren echt nauw betrokken bij dit project. Zelfs de leverancier benoemde hoe groot de betrokkenheid was.”

Dat bredere perspectief bleek essentieel: “Je hoort in mijn rol veel vanuit techniek, maar het perspectief van de zorg is net zo belangrijk. Die twee moet je kunnen zien en verbinden. Daarin heeft WindTerug een grote rol gespeeld. Ook vanuit de brede expertise die jullie hierin hebben.”

Eigenaarschap in de werkgroepen: hoe werkte dat?
“Bepaalde beslissingsbevoegdheden lagen bewust bij de werkgroepen. Dat zorgt voor eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Sommige besluiten horen elders te liggen, en daar hebben we in meegedacht. Dat past precies bij waar we als organisatie naartoe willen: verantwoordelijkheid neerleggen waar het hoort.”

Wat heeft WindTerug organisatorisch in gang gezet?
“De projectstructuur is door iedereen als heel prettig ervaren. Managers zorg zeiden: dit moeten we bij andere projecten ook zo doen! We merkten dat we op projectmatig werken best konden leren. De structuur die jullie brachten is een mooie aanzet geweest.”

Ook het gesprek over verantwoordelijkheid veranderde: “Koen heeft soms echt gestreden om mensen niet terug te laten vallen in het bekende. Hij legde steeds terug: wat hadden we afgesproken, wat wilden we ook alweer. Weer die eenvoud! Nu voeren we die discussie zelf op andere vlakken. Meer verantwoordelijkheid, minder controle. Jullie hebben echt iets in gang gezet in ons denken.”

Onlangs de livegang: was het spannend?
“Een livegang met een nieuwe ECD is een soort openhartoperatie. Je sleutelt aan het hart van je organisatie. Tijdens de livegang is iedereen druk: er is taart en feest. En dan ga je naar huis. Die eerste dag alleen thuis die is spannend. Daarom is nazorg zó belangrijk en hebben we met elkaar goed nagedacht over hoe we dat vormgeven in vullen. Als je te snel loslaat, wordt het systeem niet benut en vervaagt het.”

Wat moet er écht blijven na zo’n project?
“Het moet ingebed worden in de organisatie, dat het van ons is en blijft. WindTerug blijft niet eindeloos hangen. Maar dat betekent dat wij borging moeten organiseren en daar helpt WindTerug ons bij. Kennis mag niet weglopen. Er moet meer eigenaarschap op de juiste plek aanwezig zijn op dit vlak. Daarom hebben we onder andere een netwerk van experts opgezet, als onderdeel van de implementatie en juist ook voor daarna.”

Wat is de belangrijkste les?
“Hoge tijdsdruk zorgt dat je niet alles kunt aanpakken. Maar het ECD is maar een instrument. We moeten de continuous improvement-cyclus in: durven, doen, én blijven doen. Overal, in alle radartjes.”

We hielpen Zorg in Oktober met de selectie en de implementatie van een nieuw ECD. Daarbij hielpen we hen om de verbinding te vinden tussen de visie en strategie van de organisatie en een ECD wat daar niet alleen bij past, maar ook de verandering door te maken om het ECD voor hun te laten werken. Wil jij hier ook mee aan de slag? Laat het ons weten, neem contact op met Koen.